2007年11月2日我在北京大學(xué)做了一個(gè)時(shí)間管理的研習(xí)會(huì)，當(dāng)時(shí)協(xié)助我辦理這個(gè)活動(dòng)的是北京大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院博士生李娟以及北京大學(xué)“青年成材促進(jìn)會(huì)(YEA)”，也因此有機(jī)會(huì)接觸到大陸一流的年輕學(xué)子。
大學(xué)生如果僅僅是求知，那也很可惜，當(dāng)天參加活動(dòng)的陳向是是清華大學(xué)自動(dòng)控制系的學(xué)生，也是清華大學(xué)紅十字會(huì)學(xué)生分會(huì)會(huì)長。在紅十字會(huì)六年的時(shí)間，讓他不僅是一位優(yōu)秀的研究生，也成為一位優(yōu)異的領(lǐng)導(dǎo)者。
最近也有機(jī)會(huì)針對(duì)臺(tái)灣一所國立大學(xué)全校社團(tuán)干部做一場(chǎng)演講，他們也整理出一些社團(tuán)干部常常面臨到的時(shí)間管理難題。我也利用這兩篇文章做一番思考，期許能夠在演講時(shí)有更好的互動(dòng)及效果。今天先討論三個(gè)問題，明天再討論另外兩個(gè)。
1.開會(huì)時(shí)間總是在晚上，如何有效率的開會(huì)
先來說故事，我大二時(shí)擔(dān)任社團(tuán)干部，有一天晚上開會(huì)開到12點(diǎn)回家，回到房間，卻發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)社團(tuán)的朋友正在我房間里面看電視，原本就累得要命的我差點(diǎn)昏倒。大學(xué)時(shí)，怕自己覺得寂寞，就想到自己的房間當(dāng)作大家的客廳，這樣子就會(huì)有很多朋友來，便不覺得寂寞。但是，有了電視之后，雖然你有事要做，有書要讀，朋友還是常常來敲門要看電視。
我們講到如何來開會(huì)，而且是有效率的開會(huì)，就要想我做了什么事情，才導(dǎo)致這個(gè)會(huì)議有效的發(fā)生？這是一種因果關(guān)系，我買了一臺(tái)電視，就會(huì)導(dǎo)致常常有人來敲門的果，那我們做了什么開會(huì)前準(zhǔn)備，才可以產(chǎn)生節(jié)省時(shí)間的果？
a. 事前做好建立團(tuán)隊(duì)的工作
在學(xué)年開始前，最適合做聯(lián)誼性的工作，或者先寄一些信件鼓勵(lì)干部們，或者趁機(jī)舉辦一些聚會(huì)，凝聚團(tuán)隊(duì)的士氣和默契，都是很好的方法。聯(lián)誼的活動(dòng)，可以讓大家有一種認(rèn)同感，也讓大家更瞭解我們的想法，先搞定人、事情才能搞定。
b. 議程及企劃案要 Plan ahead
在開會(huì)前，一定要排出議程，這樣子主席及與會(huì)者才能知道要花多少精力在每個(gè)議程中。如果有要討論的企劃，一定要有書面的資料（打字）。書面企劃提案，是提案者和其輔導(dǎo)干部事前討論，而開會(huì)的目的，是整合團(tuán)隊(duì)的共識(shí)，推動(dòng)活動(dòng)。這兩者分別清楚，就能省下許多開會(huì)時(shí)間。
c. 主持會(huì)議的技巧
會(huì)議的主持也相當(dāng)重要，若是擔(dān)任主持人的角色，就需要除了排定今天議程，更要和提案人做一下溝通，了解重點(diǎn)，如何推動(dòng)提案通過。除此之外，面對(duì)復(fù)雜的議程，最后先有一些會(huì)前會(huì)，找少數(shù)關(guān)鍵的人來先溝通（可以利用開會(huì)前20分鐘先行討論），也讓整個(gè)會(huì)議時(shí)間縮短。
永錫參加“青商會(huì)”九年，學(xué)習(xí)到議事能力的重要，除了可以運(yùn)用團(tuán)隊(duì)的力量推動(dòng)工作，更能讓大家在意見不完全一致的狀況下取得最大共識(shí)，讓整個(gè)團(tuán)體朝同一個(gè)方向前進(jìn)。
2.計(jì)劃總是趕不上變化，如何訂定行事歷，及抓準(zhǔn)籌備活動(dòng)所需要時(shí)間?
“員林青商會(huì)”舉辦“彰化縣英語演講比賽”到今年已經(jīng)舉辦六屆了，今年遭遇到舉辦場(chǎng)地（彰化演藝廳）臨時(shí)出問題，必須承租其他場(chǎng)地。當(dāng)時(shí)，我立刻尋找到了一個(gè)備用場(chǎng)地并談妥，隔天便和社團(tuán)干部拜訪演藝廳，了解錯(cuò)誤發(fā)生的原因（照例是溝通及行政流程的問題導(dǎo)致）。結(jié)果成功談成決賽活動(dòng)延后一周舉辦的方式，順利解決場(chǎng)地問題。
舉辦活動(dòng)時(shí)，總會(huì)有許多突發(fā)狀況，常常會(huì)讓人覺得活動(dòng)辦不下去。但是，這其實(shí)常常也是另一個(gè)良機(jī)，勇于面對(duì)挑戰(zhàn)，活動(dòng)反核就能辦得更好。
a. 寫好活動(dòng)企劃書，才能機(jī)動(dòng)應(yīng)變
英文演講比賽由于已經(jīng)舉辦六屆，因此留下了許多企劃案范本。我也和承辦主委多次就活動(dòng)內(nèi)容討論，并在社團(tuán)內(nèi)舉辦了籌備會(huì)。也因此，雖然意外發(fā)生導(dǎo)致整個(gè)行事歷變動(dòng)，社團(tuán)內(nèi)的其他干部卻能協(xié)助應(yīng)變，這都有賴于事前對(duì)整個(gè)企劃的掌控狀況（企劃案及事前會(huì)議等），讓變動(dòng)影響變成最小。
b. 抓準(zhǔn)籌備活動(dòng)所需要時(shí)間
演講比賽開始推動(dòng)時(shí)，速度很慢，由于主辦的主委資歷深，但是很忙碌，我自己也因?yàn)槎路莩鰢諗?shù)很長，導(dǎo)致整個(gè)活動(dòng)推動(dòng)的時(shí)間被延遲了。其實(shí)抓準(zhǔn)籌備活動(dòng)所需的時(shí)間并不容易，但是重點(diǎn)是要預(yù)留許多狀況的應(yīng)變時(shí)間，不要預(yù)估一個(gè)月，就在一個(gè)月前開始準(zhǔn)備，而是要盡量提早就設(shè)計(jì)出企劃案，才能避免時(shí)間不足導(dǎo)致的問題。
c. 生命會(huì)自己找到出路
辦活動(dòng)也常常遇到不知如何推動(dòng)的狀況，我在活動(dòng)推動(dòng)不順利時(shí)，總會(huì)想到侏羅紀(jì)公園片中的一句話”生命會(huì)自己找到出路”。面臨演講比賽的場(chǎng)地問題，第一時(shí)間是就是找尋替代方案，聯(lián)絡(luò)初賽場(chǎng)地員林高中，租借其禮堂作為決賽場(chǎng)地。第二件事情，就是聯(lián)系彰化演藝廳，約好時(shí)間，由我們社團(tuán)的干部去拜訪，瞭解真實(shí)的狀況。
當(dāng)時(shí)演藝廳提出該日確實(shí)無法租借，但是延后一周的話，場(chǎng)地是OK，雖然我一開始不以為然，但是在前去的干部討論決議，決賽延后一周舉行（后來證明這樣子沒有問題）。
因此在遇到各種狀況時(shí)，都不用緊張，反要先慢下來思考。把問題切成小塊，自然可以順利進(jìn)行。
3.從活動(dòng)狀態(tài)進(jìn)入讀書狀態(tài)的時(shí)間太長，如何改善?
大二時(shí)是我參加社團(tuán)最瘋狂的時(shí)候，當(dāng)時(shí)我擔(dān)任山地服務(wù)隊(duì)的隊(duì)長，同系好友則是社團(tuán)的總干事。我們白天忙著上課及社團(tuán)，下課后則完全投入社團(tuán)活動(dòng)，數(shù)不清的聚會(huì)及會(huì)議，成績(jī)當(dāng)然是一落千丈。期末考時(shí)，我叫好友去考工程數(shù)學(xué)，他卻說因?yàn)闆]念書不想去了，那個(gè)學(xué)期，我被當(dāng)了九個(gè)學(xué)分，好幾科六十，僥幸留在學(xué)校，好友則離開學(xué)校，再重考進(jìn)歷史系。
出了社會(huì)后，我在工作之余參加“青商會(huì)”，發(fā)現(xiàn)社團(tuán)、家庭及工作之間的平衡問題依舊存在，但是這次我因吃過苦頭，變得比較聰明。我知道我自己的優(yōu)先次序永遠(yuǎn)是家庭、工作、社團(tuán)，遇到?jīng)_突時(shí)，便要有所取舍。
a. 找出自己的讀書屬性
有些人適合早上讀書，有些人晚上效率才高，有的人在圖書館最讀的下書，有的人則要有點(diǎn)吵雜的環(huán)境。你真的了解自己的讀書屬性嗎？寫晨間日記是一個(gè)很好的方法，可以紀(jì)錄自己的讀書狀況，并加以檢討，一步一步找出最適合自己的方式。這樣才能用自己合適的方式來讀書，自己也更愿意花更多時(shí)間來做這件事情，事半而功倍。
b. 每周的時(shí)間區(qū)塊設(shè)定
學(xué)校和社團(tuán)的作息，常常是用周來做單位，每周內(nèi)的時(shí)間區(qū)塊可以事前規(guī)劃好。課表排出后，幾個(gè)帶狀時(shí)間固定給社團(tuán)，幾個(gè)時(shí)間作為讀書的時(shí)間，如果固定出每周讀書時(shí)間，別人也知道那段時(shí)間內(nèi)要尊重你。相對(duì)的我們也要尊重別人的時(shí)間，不論開會(huì)、聚會(huì)事前做好規(guī)劃，節(jié)省大家時(shí)間。
c. 減少熬夜，立刻補(bǔ)眠
熬夜偶一為之，和同學(xué)出去透透氣，放松一下是一件好事，但是要注意回來后的休息。建議熬夜后的幾天，要多睡一些，快速補(bǔ)眠，迅速回到熬夜前的狀態(tài)，朝目標(biāo)邁進(jìn)。
角色的平衡，是很困難的時(shí)間管理問題，自己要訂好優(yōu)先次序及原則，除了自己遵守，也要讓自己的干部知道，作為領(lǐng)導(dǎo)者，很多時(shí)間都是和其他人共同擁有的，要先做好溝通，才不會(huì)沖突。
大學(xué)社團(tuán)干部的時(shí)間管理問題主要在角色的平衡，一方面要兼顧課業(yè)，一方面又要推動(dòng)社團(tuán)，兩者都是消耗大量時(shí)間的工作。最好的方法就是請(qǐng)教“善知識(shí)” ——能夠兼顧課業(yè)及社團(tuán)的學(xué)長姐。藉由其經(jīng)驗(yàn)，了解未來可能面臨的問題，及如何解決方法。今天我們繼續(xù)來討論其他兩個(gè)大學(xué)社團(tuán)干部的時(shí)間管理問題，我們這就開始。
4. 組聚時(shí)間很長，如何將長組聚時(shí)間分割、分散至而空白的小時(shí)日里？當(dāng)團(tuán)隊(duì)在浪費(fèi)時(shí)間培養(yǎng)感情時(shí)要取舍感情還是效率?
1999 年，我就加入“青商會(huì)”，當(dāng)時(shí)“青商會(huì)”很多人戲稱為“喝酒會(huì)”。一開始，我也喝了很多酒，喝完了，就到餐廳外面去吐，當(dāng)時(shí)餐廳的外面是田，我往往自我解嘲說是在灌溉農(nóng)田。慢慢地，參與社團(tuán)的時(shí)間日久，才知道培養(yǎng)感情，聯(lián)誼固然是一種方式，但是也有比聯(lián)誼更加重要的方法，可以建立團(tuán)隊(duì)的情感。
a. 貢獻(xiàn)獨(dú)特的長處
這幾年我參加“青商會(huì)”，有時(shí)我投入的時(shí)間不見得多，因?yàn)槲覍W(xué)會(huì)要貢獻(xiàn)自己獨(dú)特的長處。我的專長在于規(guī)劃企劃案及帶人。于是我會(huì)花時(shí)間和新會(huì)友共處，吃飯同一桌，坐座位時(shí)坐一塊，相互了解并建立默契。當(dāng)他們接任活動(dòng)時(shí)，主動(dòng)關(guān)心，甚至和他們一起跑場(chǎng)地及討論企劃案�；蛟S我無法花時(shí)間作很多無謂的聯(lián)誼，但是卻能用我的長處協(xié)助社團(tuán)推動(dòng)會(huì)務(wù)。
每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的長處不同，要了解自己的長處所在，才能知道自己能對(duì)社團(tuán)做出最大的貢獻(xiàn)。
b. 借力始力，開會(huì)后的聯(lián)誼
善用會(huì)議后的聯(lián)誼也很重要，開會(huì)是一種正式的溝通，但是培養(yǎng)情感，非正式的聚會(huì)更加的重要，可以將開會(huì)后的時(shí)間做一番運(yùn)用，吃吃點(diǎn)心或宵夜，結(jié)合開會(huì)及聯(lián)誼，同一段時(shí)間作雙重的運(yùn)用，這樣就能節(jié)省下許多時(shí)間．
c. 信任、默契、溝通，建立情感存款
真正的情感，不一定要靠大量的聯(lián)誼來維持，大家合作把活動(dòng)辦好，本身就是一種很棒的聯(lián)誼方式。在籌備活動(dòng)的過程中，我們能夠和所有參與的人互動(dòng)，建立信任及默契，之后的溝通能建立起來。
先搞定人，事情就搞定了，社團(tuán)讓我們學(xué)習(xí)與人合作，如何配合別人，同時(shí)也要兼顧時(shí)間的運(yùn)用，是很珍貴的磨練。
5. 對(duì)于規(guī)劃好的行事歷 總是拖到最后一天才做，如何開始自治的生活習(xí)慣
在我演講早起、晨間日記、時(shí)間管理的主題時(shí)，常常遇到聽眾問到“為何你有堅(jiān)持不懈的紀(jì)律”。
那是因?yàn)槲抑�，不做的話壓力更大。我曾�?jīng)有數(shù)次憂郁癥的經(jīng)驗(yàn)，更曾經(jīng)因此而住進(jìn)精神病房，那是一種心靈的地獄，我掙扎爬了許久才脫離。在那時(shí)，也常常會(huì)有尋死的念頭，但是，我終于能夠轉(zhuǎn)念，一有壞念頭產(chǎn)生，我就告訴自己，“為了家人及孩子，我死也要活下去。”
有時(shí)候，生命的低處是一件好事，讓我們不敢松懈，努力維持紀(jì)律，一步步的執(zhí)行。我曾經(jīng)形容這是“內(nèi)心火焰”、“Guts”，但我也知道，這并不是用文字就能形容的東西。想要做出一點(diǎn)成果，自我超越，本來就不是一件簡(jiǎn)單的事情，要有理想、要有斗志、要有身邊人的支持。
所以想要做好時(shí)間管理，還真是不簡(jiǎn)單的事情，要想成自治的習(xí)慣，只能從自己心中主動(dòng)想要奮斗。要有自我要求，要有自信，才能推動(dòng)規(guī)劃好的計(jì)劃，持續(xù)前進(jìn)。
結(jié)語
日本知名企管顧問大前研一曾著有《OFF學(xué)》一書，我從書名體會(huì)到，人生一定要認(rèn)清何謂我們的ON 及OFF。對(duì)于學(xué)生而言，課業(yè)一定是ON，學(xué)習(xí)提供了日后我們升學(xué)、就業(yè)的基礎(chǔ)，而社團(tuán)活動(dòng)則是OFF，幫助我們發(fā)展其它的能力。但是一定要知道兩者的主、從關(guān)系，因?yàn)樯鐖F(tuán)，影響課業(yè)，導(dǎo)致退學(xué)那就本末倒置了。
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