時間管理－－組織進階的系統(tǒng)
時間管理－－組織進階的系統(tǒng)日期：10-27 2014 時間管理 2014:389次 時間管理－－組織進階的系統(tǒng)由 本站還有更多關(guān)于時間管理方法,高效時間管理,時間管理表方面的資料。上一篇文章，討論了依照場合分類的行動清單，其實在David Allen的書籍Getting Things Done（GTD），組織的部份相當(dāng)?shù)膹?fù)雜(見左圖)。但是，我自己覺得，作為一個時間管理的初學(xué)者，先把依照場合分類的行動清單搞定，那就很厲害了。進階的系統(tǒng)，我覺得有幾類是相當(dāng)重要的，也就是行事歷、通訊錄、任務(wù)清單及someday/maybe清單。當(dāng)我們做事時，能夠整合行動清單及上述各種清單，可以讓我們的生產(chǎn)力產(chǎn)生更大的綜效。
（1）行事歷
David Allen在GTD原著中，說明行事歷我們應(yīng)該將視為Sacred Territory(中文翻為”圣地”)，意思是一經(jīng)寫入，除非更改約會時間，否則就應(yīng)該徹底執(zhí)行。這點筆者深表同感，看過我的行事歷的朋友就知道，其實里面的東西很少，大部分時間都是空的。但是只要寫上行事歷，這件事就等于我必需要執(zhí)行的事情，就是一定要達成的，這樣的概念可能和許多朋友的行事歷不同。
行事歷可以分為下列三種
a.在某一個確切的時間里采取的行動
其實這里指的就是約會，某日幾時幾分要跟某人碰面，大概要碰面多久
b.在某一個確切的日期里采取的行動
指的是特定日期的約定或承諾，沒有明定時間，例如今天答應(yīng)客戶要交打電話給他，那你在今天任何時段打都不算失約。
c.在某一個確切的日期所需要的資訊
如果twhsi這幾天去洗牙了，我會設(shè)六個月后再次洗牙，但是并不是那一天洗，而是提醒自己該做這件事情，屬于資訊的一種。或我也會把朋友的生日預(yù)設(shè)在此，日期近了，就可以提醒自己要決定如何為他祝賀。
行事歷通常只放在電腦上，若是在外面約定時間，筆者會先用收集工具收集起來，回來再決定是否參加，通常不會立刻答應(yīng)對方。約會屬于當(dāng)面溝通，需要花費許多時間及事前準(zhǔn)備，這方面我會相當(dāng)?shù)纳髦亍?
（2）通訊錄
通訊錄對于我而言相當(dāng)相當(dāng)?shù)闹匾�，我的通訊錄一定包含了兩個重要項目-email及手機。從2000年開始使用PDA來，通訊錄一直是twhsi每天最常使用的工具，有些人或許驚訝為何筆者可以到大陸講課，我想是因為能夠充分運用通訊錄，整合好人脈，讓朋友及客戶能夠?qū)whsi做大力且有力的的推薦，最后達成別人眼中不容易達到的事情。這里有三個觀念和大家分享。
a.三機一體
三機一體就是將三種機器整合到一體的方式，這三種機器是手機、電腦、及伺服器。電腦用來打skype（國外），是殺手級運用，可以節(jié)省大量金錢。
通訊錄是架構(gòu)在電腦上的，但是隨時可以同步到手機，這樣子打電話、傳簡訊都相當(dāng)?shù)姆奖�。每天我的電腦也自動將我的資料備份到伺服器（.mac服務(wù)），一方面防止資料遺失，一方面我也可以在網(wǎng)頁上直接瀏覽（沒有手機及自己電腦時），所以我從來都沒有弄丟過我的通訊錄，因為一份資料，有三個地方備份。
b.快速搜尋
我有一個朋友叫做江洋，他曾經(jīng)問了我一個問題：與 outlook 2007 同步的聯(lián)絡(luò)人，我需要做些什么調(diào)整，才能在 treo 650 內(nèi)快速檢索？我的回答是
我是在姓名前面加上許式注音各字注音的第一碼，例如 江洋 是je 張永錫是 juc
這樣雖然第一次修正雖然很慢，但是以后所有手機的通訊簿，都可以用此方法快速索引，不需要為了不同手機調(diào)整通訊簿（我當(dāng)前有1000筆通訊簿）
除了在姓名前加上慣用的輸入法英文鍵盤對應(yīng)位置，我們還可以利用電腦程式強大的搜尋功能，做出類似CRM（客戶關(guān)系軟體）的效果，這方面臺灣的一位楊舜仁老師，功力相當(dāng)深厚，有興趣的朋友可以搜尋一下。
c. 批次處理
運用通訊錄軟體，我們可以一次發(fā)出大量的email和簡訊。這屬于一種非同步溝通，大家一定要很有效率的運用科技，一方面批次處理節(jié)省時間，一方面也能建立鮮明的個人風(fēng)格。
通訊錄是很重要的資料庫，強力建議大家要好好的維護，人脈就是錢脈，不要忘了喔 :>
（3）任務(wù)清單
2007/11/02，我在google北京分公司演講后，他們問了我兩個問題”專案如何在期限前結(jié)案?”、”專案行動變動無法結(jié)案或有突發(fā)狀況打亂了原本的步驟，如何處理？”。這兩個問題都是很困難回答的問題，因為專案本身就是一個很復(fù)雜的東西，在GTD這本書中，專案被稱為任務(wù)，我們先來看看他的見解。
任務(wù)就是需要好幾個下一步行動才可以完成的目標(biāo)。例如要辦理一場網(wǎng)路上的網(wǎng)友聚會，若要有更好的活動成果，就需要多種工作同時進行，要同時執(zhí)行多項行動，事前需要規(guī)劃，這些規(guī)劃就是任務(wù)的行動。
任務(wù)需要常常的被檢視，我自己利用晨間日記來檢視自己昨天推動的任務(wù)，用每周檢視來檢視本周及下周的任務(wù)狀況，用半年檢視來看看過去半年任務(wù)的執(zhí)行結(jié)果，并規(guī)劃下半年的重要任務(wù)的方向。這也是我當(dāng)時告訴googlers的答案–做好檢視就能預(yù)解部份問題，讓自己可以專心對付眼前的事情及突發(fā)狀況。但是管控任務(wù)還有許多值得考量的事情，由于不在本課程范圍，有機會我們再來談。
（4）someday/maybe清單
“Someday/Maybe”清單保存了一些目前你不打算做(可能時間或資源不足)，但又希望在將來某一時間做的工作。這些是你真正想做的事，如你的夢想計劃，想讀的一本經(jīng)典名作，想去的某一個國家等，你可以將之列成一個清單，當(dāng)你有空檔時拿出來翻翻，挑選一些你可以做的事付諸實現(xiàn)。
擁有”Someday/Maybe”清單是很棒的事，他就像一個夢想的銀行，可以把自己想要做的事情存進去。由于我使用mac電腦的iGTD軟體的 ”Archived”標(biāo)簽下，他本身就有很大的容量可以放置許多的Someday/Maybe事項。其實要累積Someday/Maybe清單，關(guān)鍵就是要有一個合適順手的放置地點及工具，這樣子我們才能累積夢想，進而實現(xiàn)夢想。
結(jié)語
進階的系統(tǒng)，也就是行事歷、通訊錄、任務(wù)清單及someday/maybe清單。是讓我們更容易整合各種資源，讓做事的品質(zhì)提升。整合的目的就是做更少，得更多，在時間管理中談?wù)希褪?rdquo;用越來越少的時間、產(chǎn)生越來越多的人際互動及生產(chǎn)力”，是一種強而有力的杠桿。如果您已經(jīng)對依照場合分類的行動清單已經(jīng)掌握的不錯，我會建議您要做好今天介紹的這幾種清單的管理，這樣的益處是，運用整合的力量，讓我們的時間管理產(chǎn)生更多的綜效（成果）。
講完了建立完整的行動清單，接下來我們要討論的是”做好計劃有效執(zhí)行”的部份，也就是第三及四個流程-排程與行動，我們繼續(xù)加油喔。
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