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如何管理自己的時(shí)間

如何管理自己的時(shí)間日期：10-27 2014 時(shí)間管理 2014:261次

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管理好自己時(shí)間的真正意義便是為了避免浪費(fèi)更多的時(shí)間，也就是盡量安排得讓我們能夠在同一時(shí)間做更多的事情，提高自己使用時(shí)間的效率，提高工作效率！

一、制定一個(gè)合理的

許多管理者常以“沒(méi)時(shí)間”作為不做計(jì)劃的借口。但是，越不做計(jì)劃的人越?jīng)]有時(shí)間。時(shí)間只給那些合理安排工作的人。“亂成一鍋粥”就是那些不作計(jì)劃的人的工作寫(xiě)照。因此，有一個(gè)概念可以引入，將做計(jì)劃的“時(shí)間”當(dāng)作一種節(jié)省時(shí)間的投資。

在無(wú)意外發(fā)生或無(wú)正當(dāng)理由的情況下，最好不要修改計(jì)劃，應(yīng)尊重已訂立的計(jì)劃，否則就是浪費(fèi)時(shí)間做計(jì)劃了。

二、做好完善的工作記錄

忘記上司交代給我們的事情，忘記下屬向自己匯報(bào)的市場(chǎng)情況，約客戶的時(shí)間和你要參加一個(gè)重要會(huì)議的時(shí)間竟然是相同的。每天總是要重復(fù)聽(tīng)那些已經(jīng)聽(tīng)過(guò)的事情，干已經(jīng)干過(guò)的事情，所有這些都是因?yàn)槟銢](méi)有一個(gè)好的工作記錄。

工作記錄可以讓我們每天合理地安排自己的時(shí)間，提高工作效率，從而達(dá)到節(jié)約時(shí)間的目的。因此，一個(gè)習(xí)慣隨時(shí)記錄工作的人當(dāng)然是一個(gè)高效的人。

三、確立目標(biāo)

我們?cè)诠ぷ髦薪?jīng)常遇到各種各樣的事情，自己的事情、別人的事情、緊急的事情、重要的事情、或者是閑散的事情，我們?cè)撛鯓臃峙渥约旱臅r(shí)間，有效地完成這些工作呢？以下幾點(diǎn)原則可供參考：

1.要事永遠(yuǎn)放在第一位

現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中，許多事情并不是獨(dú)立的，往往是交叉重復(fù)的。當(dāng)制定了計(jì)劃和目標(biāo)，合理地將時(shí)間分類(lèi)后，這時(shí)出現(xiàn)了一個(gè)矛盾，許多事情都需要在同一時(shí)間完成，而你又分身乏術(shù)，例如：你正要去和客戶談生意，秘書(shū)卻告訴你一個(gè)重要客戶投訴需要你親自處理……。類(lèi)似這些事情總是在干擾著每一個(gè)人的計(jì)劃和目標(biāo)，那么該怎么處理這些矛盾呢？

首先將事物以緊急性和重要性為標(biāo)準(zhǔn)分為四大類(lèi)，如下圖。

緊急而且重要的事情：危機(jī)、緊急的問(wèn)題、有限期的任務(wù)、有限期的準(zhǔn)備事項(xiàng)、有限期的會(huì)議。

重要而不緊急的事情：準(zhǔn)備事項(xiàng)、預(yù)防工作、價(jià)值觀的澄清、計(jì)劃、關(guān)系的建立、真正的休閑充電。

緊急而不重要的事情：干擾、信件報(bào)告、突發(fā)事件，許多湊熱鬧的活動(dòng)。

不重要不緊急的事情：細(xì)小而忙碌的工作、一些電話、浪費(fèi)時(shí)間的事、逃避性的活動(dòng)、無(wú)關(guān)緊要的信件、郵件、party、聚會(huì)。

高效能的人士在處理工作中掌握了一個(gè)基本原則：要事第一原則。他們總是先處理右上象限的“重要而緊急的事情”。在工作生活當(dāng)中，他們處理問(wèn)題的焦點(diǎn)是要事，盡可能處理那些“重要而緊急的事情”和在左上象限上的“重要而不緊急的事情”，從而減少右下象限的“緊急不重要的事情”的發(fā)生。他們知道不要被那些瑣碎的小事所牽絆，不能把寶貴的時(shí)間花在“滅火”的工作上。所以高效能人士總是有充足的時(shí)間做更多的事情。

2.確立正確的目標(biāo)

孔乙己知道“茴”字有四種寫(xiě)法，可見(jiàn)其當(dāng)初對(duì)學(xué)習(xí)何其努力，但是這種學(xué)問(wèn)在現(xiàn)實(shí)生活中沒(méi)有一點(diǎn)意義。這說(shuō)明他錯(cuò)誤地訂立了學(xué)習(xí)目標(biāo)，事倍功半。

3.確立切合實(shí)際的目標(biāo)

一個(gè)不切合實(shí)際、憑空想象、好高騖遠(yuǎn)的工作目標(biāo)，惟一的作用就是浪費(fèi)制定者、執(zhí)行者的時(shí)間。

4.目標(biāo)必須書(shū)面列明

我們應(yīng)把書(shū)面列明目標(biāo)當(dāng)作一個(gè)協(xié)議，一個(gè)與自己簽訂的協(xié)議，上面規(guī)定了自己應(yīng)盡的各項(xiàng)義務(wù)，必須很努力地工作才能確保遵守協(xié)議，這是提高工作效率的動(dòng)力源泉。

5．目標(biāo)必須有時(shí)限

給自己一個(gè)工作完成時(shí)限往往是提高效率的好辦法，它能避免將大量的時(shí)間用于內(nèi)因消耗上，時(shí)刻提醒你現(xiàn)在已經(jīng)是該做事情的時(shí)候了。很多銷(xiāo)售人員都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，自己需要完成的工作總是在最后半小時(shí)或者是最后一個(gè)晚上熬到半夜才做完，而在開(kāi)始做這項(xiàng)工作之前的許多時(shí)間里，雖然無(wú)所事事，卻不斷安慰自己還有很多時(shí)間去做它。我們需要切實(shí)可行地給自己安排一個(gè)目標(biāo)時(shí)限，確保按照計(jì)劃執(zhí)行。

四、選擇完成工作目標(biāo)的途徑

1.合理分配自己的工作

將自己的工作分門(mén)別類(lèi)列出明細(xì)，然后再按照一定的屬性歸納：如：A.必須自己完成的工作；B.可以交給別人完成的工作；C.需要和同事協(xié)同才可完成的工作……，然后再分別判斷這些工作的重要緊急程度，一項(xiàng)一項(xiàng)去完成。為提高自身的工作效率和工作質(zhì)量，筆者建議在同等重要和緊急的工作當(dāng)中，先集中精力去完成“必須由自己才可完成”的A類(lèi)工作，然后再完成C類(lèi)“需要和同事協(xié)同才可完成的工作”，至于B類(lèi)工作，最好交與別人去完成，這樣就會(huì)有時(shí)間去完成更多自己應(yīng)該做的工作。

很多管理者在這一點(diǎn)容易糊涂，將自己大量時(shí)間消耗在那些誰(shuí)都能干的日常事務(wù)當(dāng)中，而沒(méi)有時(shí)間對(duì)核心工作多做一些。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，“授權(quán)”是一個(gè)節(jié)省時(shí)間，提高工作效率的好辦法。

2.尋找最佳完成途徑

將每一項(xiàng)工作的完成途徑逐一列明，從中找到最佳完成途徑亦是一個(gè)好辦法。

3.提前列出工作日程表

實(shí)踐表明，《工作日程表》可使工作有更多的計(jì)劃性，保證我們準(zhǔn)確無(wú)誤地按照“要事第一”的原則做事情，避免那些不重要的突發(fā)事情、社交應(yīng)酬等對(duì)你的干擾。工作日程表的形式各種各樣，最常見(jiàn)的如上表。

時(shí)間對(duì)任何人都是公平的，不以人類(lèi)意志轉(zhuǎn)移而改變，只有那些合理安排時(shí)間、運(yùn)用時(shí)間的人，才有可能取得更高的工作效率！



讓您如何高效管理自己的時(shí)間--40條準(zhǔn)則

“不善于支配時(shí)間的人，經(jīng)常都感到時(shí)間不夠用”。這一句話具有相當(dāng)?shù)恼鎸?shí)性。但是，怎么樣才能善用時(shí)間呢?這是過(guò)去十幾年來(lái)時(shí)間管理專(zhuān)家所試圖解答的一個(gè)問(wèn)題。底下的一份自我測(cè)驗(yàn)表總共搜集了四十道題目。所有這一些題目的正面答復(fù)皆表示時(shí)間管理專(zhuān)家所倡議的“有效的時(shí)間管理準(zhǔn)則”，至于它們的反面答復(fù)則表示時(shí)間管理專(zhuān)家所力圖勸阻的行為。希望管理者至少每隔六個(gè)月即根據(jù)這份測(cè)驗(yàn)表進(jìn)行一次自我檢討與自我改進(jìn)。可以試著回答下面的40個(gè)問(wèn)題，看你真正做到了幾個(gè)？

1.我是否用盡面訂下一套明確的遠(yuǎn)期、中期、與近期目標(biāo)?

2.對(duì)于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?

3.在一個(gè)工作日開(kāi)始之前，我是否已編妥該工作日之工作次序?

4.我是否以事實(shí)之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優(yōu)先次序的依據(jù)?

5.我是否把注意力集中于目標(biāo)而非集中于程序，又是否以績(jī)效而非以活動(dòng)量作為自我考核之依據(jù)?

6.我是否在于富于效率的時(shí)間內(nèi)做重要的事?

7.我今天會(huì)否為達(dá)成遠(yuǎn)期、中期、或近期目標(biāo)做過(guò)某些事?

8.我是否每天都保留少量的時(shí)間做計(jì)劃，并思考與我的工作有關(guān)的問(wèn)題?

9.我是否善用上下班的時(shí)間?

10.我是否故意減少中午的食量，以免在下午打瞌睡?

11.我是否對(duì)自己的作息時(shí)間做松馳的安排，以令自己擁有時(shí)間應(yīng)付突發(fā)的危機(jī)及意外事件?

12.我是否盡量將工作授權(quán)他人處理?

13.我是否將具挑戰(zhàn)性的工作以及具例行性的工作都授權(quán)他人處理?

14.我是否根據(jù)“權(quán)責(zé)相稱(chēng)”之原則從事授權(quán)?

15.我是否一意遏止部屬對(duì)他們感到困難或不耐煩的工作進(jìn)行“反授權(quán)”?

16.我是否有效地利用部屬之協(xié)助以令自己對(duì)時(shí)間獲致較佳之掌握，而同時(shí)避免令自己成為浪費(fèi)部屬時(shí)間的瓶頸?

17.我是否采取某些步驟以防止一些無(wú)用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上并占用我的時(shí)間?

18.當(dāng)我有所選擇時(shí)，我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情，而只有在無(wú)可避免的情況下才利用書(shū)面的形式溝通?

19.除了在例外情況下，我是否嘗試在下班后把工作置之不理?

20.倘若有需要加班，而且可自由選擇加班時(shí)間，我是否寧可提早上班而不延遲下班

21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策?

22.我是否在獲致關(guān)鍵性資料的第一時(shí)間即從事決策之制定?

23.對(duì)對(duì)循環(huán)性的危機(jī)，我是否經(jīng)常保持警覺(jué)，并采取遏止之行動(dòng)?

24.我是否經(jīng)常為自己及他人定下工作的完成時(shí)限?

25.最近我會(huì)否終止任何毫無(wú)益處的經(jīng)常性工作或例行性活動(dòng)?

26.我是否在口袋中或手提包中，攜帶一些物件，以偶然 空余時(shí)間(如在排隊(duì)時(shí)，在等候室中、在火車(chē)上，或在飛機(jī)上)取出處理?

27.當(dāng)我面對(duì)許多需要解決的問(wèn)題時(shí)，我是否應(yīng)用(80/20原理”(即指只掌握20%的重要問(wèn)題，而不受80%的不重要的問(wèn)題所羈絆)以對(duì)付之?

28.我是否真正能夠控制自己的時(shí)間?我的行動(dòng)是否取決于自己，非取決于環(huán)境，或他人之優(yōu)先次序?

29.我是否試圖對(duì)每一種文件只作一次的處理?

30.我是否積極地設(shè)法避免常見(jiàn)的干擾(如訪客、會(huì)議、電話等)之持續(xù)妨礙我每天的工作?

31.我是否嘗試面對(duì)現(xiàn)實(shí)，思考現(xiàn)在需要做的事情，而非緬懷過(guò)去之成敗或擔(dān)心未來(lái)之一切?

32.我是否將時(shí)間的貨幣價(jià)值銘記于心中?

33.我是否騰出一些時(shí)間為部屬提供訓(xùn)練?

34.我是否盡量將電話集中在一起?在打電話之前是否先準(zhǔn)備好有關(guān)的資料?

35.我是否擁有一套處置各類(lèi)文件的系統(tǒng)?

36.我是否有時(shí)采取“門(mén)戶封閉”政策以免工作受到他人之干擾?

37.在一天工作完了時(shí)我是否自問(wèn)：那些工作無(wú)法按原定計(jì)劃進(jìn)行?無(wú)法按原定計(jì)劃進(jìn)行的原因何在?以后如何補(bǔ)救?

38.在我籌備會(huì)議之前，我是否先探尋取代會(huì)議的各種可行途徑?

39.開(kāi)會(huì)時(shí)我是否講求技巧以增進(jìn)會(huì)議的效率與效能?

40.我是否定期檢視自己的時(shí)間支配方式以確定有無(wú)重蹈以往的各種時(shí)間陷阱?

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